5 esercizi utili per diventare padrone del tuo tempo

Il tempo, si sa, è il bene più prezioso. Saperlo gestire e renderlo produttivo al massimo può impattare enormemente nelle nostre vite. La matematica ci aiuta a comprendere meglio l’importanza di questo concetto. Considerate ad esempio un impiegato che di 8 ore lavorative almeno 2 le perde in operazioni inutili e poco produttive per via di qualche carenza nella sua organizzazione temporale; ogni anno il nostro impiegato “sperpererà” ben 75 giorni lavorativi. Capiamo che insegnando una corretta gestione dell’uso del tempo il risparmio per l’azienda sarà enorme.

Esistono un’infinità di testi sulla gestione del tempo. In questo articolo abbiamo voluto riassumere i cinque punti principali e che, se messi in pratica, risultano essere più efficaci.

Sicuramente alcuni li conoscerete già, in tal caso vi invito a domandarvi se davvero li mettete in pratica o se li conoscete solo nella teoria. Perché una teoria senza pratica serve sempre a ben poco…

1. Priorità

Inutile dirlo, definire le proprie priorità è il punto più importante della gestione del tempo. Ogni giorno siamo sommersi di compiti da portare a termine, rognose “to do list” che più utilizziamo più si allungano. Allora proviamo a sostituire le liste infinite con una lista essenziale di priorità. L’esercizio è semplicissimo: ad inizio giornata, a mente fresca, o addirittura la sera prima per chi preferisce, stiliamo la lista delle tre attività che hanno la massima importanza. Il numero è arbitrario, ma si consiglia di non andare oltre i sei elementi. L’obiettivo della giornata sarà che quella lista di 3 o più compiti venga completata.

Il segreto per riuscirci? Farlo subito. Mettere da parte ogni attività secondaria e non necessaria e dedicarsi prontamente a quelle che abbiamo identificato come le nostre priorità.

Certo, non dimentichiamo che la nostra gestione del tempo si scontra spesso con le richieste e le necessità dei nostri responsabili, che potrebbero avere delle priorità diverse dalle nostre. In questo caso una sana negoziazione porterà ad un miglioramento dell’utilizzo del tempo.

2. Fermarsi

Questo è un punto abbastanza contro intuitivo: come posso essere produttivo al massimo fermandomi? Beh, ha a che vedere con un principio di funzionamento del nostro cervello: la nostra mente infatti ha una capacità limitata di mantenere alta la sua produttività. Se ci concentriamo troppo a lungo senza fare pause dopo circa un’ora e mezza la nostra capacità di concentrazione inizierà a calare rapidamente. Tornando all’esempio dell’inizio se il nostro dipendente non farà delle pause regolari le ultime ore saranno altamente improduttive.

Dobbiamo quindi “saperci dosare” alternando in modo intelligenze attività e pause. Ci sono vari “ritmi che possiamo adottare” e magari ognuno può esplorali per scoprire qual è il più adatto per lui. In genere si suggerisce di lavorare a “blocchi” di 60 o 90 minuti e poi concedersi una decina di minuti di pausa, oppure cinque minuti di pausa ogni 25 minuti di lavoro. Scoprite qual è il “ritmo” più adatto a voi per essere produttivi al massimo.

Un appunto: quando ci fermiamo dobbiamo fermarci per davvero, senza guardare il cellulare o pensare a cosa dobbiamo fare dopo. Molto meglio una passeggiata, una breve chiacchierata o, per chi sa come farlo, una breve meditazione. Anche semplicemente sdraiarsi e chiudere gli occhi per qualche minuto funzionerà benissimo.

3. Il principio di Pareto o legge 80/20

Non si scappa: in biologia come in azienda la legge 80/20 sarà sempre valida? Per chi non la conoscesse è un principio universale per cui l’80% dell’attività di un sistema genererà solo il 20% del prodotto finale mentre il restante 80% sarà prodotto dal restante 20% di attività.

Il gioco è semplice: scrivete su un foglio le vostre attività principali e quanto tempo ed energia vi richiede ciascuna di esse. Potete farlo anche usando delle percentuali. A fianco di ciascuna attività poi scrivete che percentuale di “output” genera ciascuna attività e il gioco è fatto: avrete sott’occhio un quadro generale di quali sono le vostre attività più produttive e quali lo sono meno. Sta a voi ora capire come puntare di più su quelle produttive ed eliminare o riformulare quelle improduttive.

Considerate sempre che ci sono attività che magari sono necessarie anche se improduttive (e però ci sarebbe da chiedersi come mai) oppure attività che possono risultare improduttive sul breve termine ma molto produttive sul lungo termine. Usate la vostra sensibilità ed esperienza per distinguerle.

4. Elimina

Potremmo ampliare questo punto e intitolarli “Automatizza, delega, riduci, elimina”, ma il concetto chiave è quello di eliminare dalla propria lista il maggior numero possibile di attività. Di nuovo l’esercizio che vi proponiamo è un semplice esercizio di consapevolezza (che è la chiave di qualunque professionista di successo). Prendete carta e penna e segnatevi le attività che svolgete solitamente all’interno della vostra giornata. Potete anche redigere la lista semplicemente appuntandovi per qualche giorno tutte le attività che svolgete, magari segnando quanto tempo avete dedicato a ciascuna.

Una volta finito l’elenco considerate quali di queste attività possono essere eliminate. Vi sorprenderà scoprire che c’è sempre un modo per migliorare e perfezionare la propria gestione quotidiana. Scoprirete infatti che alcune attività possono essere fatte in meno tempo o in modo più efficace, oppure che altre possono essere delegate o persino eliminate.

Divertitevi ad osservarvi anche e a scoprire come veramente impiegate il vostro tempo. Si tratta infatti più che altri di eliminare i “buchi neri” ossia quella attività che più o meno consapevolmente inghiottono il vostro tempo.

5. Distrazioni

Ed eccoci al mostro finale che si frappone tra voi e l’obiettivo di una giornata pienamente produttiva: le distrazioni! Quante volte capita di perdersi via sui social, su WhatsApp o in chiamate inutili? Un cervello che viene continuamente distratto è un cervello molto improduttivo. Ogni volta che ritorniamo al nostro compito dopo un’interruzione sarà come dover far ripartire il motore da zero e ci vorrà un po’ per farlo arrivare a pieno regime. La nostra mente è come un treno: se si ferma ad ogni stazione anche l’intercity più veloce ci impiegherà un’infinità ad arrivare a destinazione.

Come fare in questo caso? Semplice, ancora una volta vi invitiamo a coltivare la vostra consapevolezza. Fate caso a quante volte il vostro lavoro viene interrotto e perché. L’interruzione è esterna? Oppure vi siete distratti da soli? Quanto tempo passate sui social? Riuscite a crearvi uno spazio di lavoro libero da interferenze?

Riprendendo il punto due potremmo dire che il ritmo di lavoro ideale prevede un’attività intensa e pienamente concentrata per un certo lasso di tempo, da alternare con delle pause mirate, determinate e sane.

Se vi rendete conto ad esempio che vi continuate a distrarre i casi sono due: o non siete ancora entrati nella fase di “massima concentrazione e produttività” oppure siete stanchi. Allora fermatevi e fate una pausa, consapevolmente.